A ideia para esta fase de recolha da informação (fichas de documentos e prosopográficas) é criar uma interface que permita a introdução destas fichas num formato análogo às actuais fichas em papel.

Essa interface deve estar instalada em qualquer computador pessoal (de secretária ou portátil) e irá funcionar com base num browser www, não dependendo de nenhuma base de dados central nem requerendo nenhuma ligação à Internet.

Tal como no processo actual (manual), os dados serão introduzidos textualmente, não se procedendo nesta fase a nenhuma operação de validação, ou normalização.

À medida que os dados são inseridos será criado um ficheiro, num formato tal que permita com facilidade a sua posterior inserção na base de dados final.

Essa inserção será efectuada no sistema central após a recepção (via email ou disquete/cdrom) do referido ficheiro criado. O envio parcial (uma vez enviado o ficheiro referente a um certo conjunto de fichas, não volta a ser enviado quando forem criadas mais fichas) será realizado sempre que o responsável pela recolha o entenda (numa base diária, semanal, etc.).