Com o objetivo de contribuir para a maior eficácia na gestão documental e para o incremento da interoperabilidade semântica nas trocas documentais entre os serviços da Administração Pública, a DGLAB tem vindo a promover a utilização de uma estrutura para classificar e organizar a documentação do setor público.
Para a concretização deste objetivo foram empreendidas duas linhas de atuação:
1. Desenvolvimento de um projeto cooperativo para a criação de uma linguagem comum, estabelecido em duas fases:
a. Criação da Macroestrutura funcional (MEF);
b. Harmonização de classes de 3º nível em planos de classificação conformes à MEF.
2. Apoio a projetos supraorganizacionais ou organizacionais para a criação de planos de classificação que partilhem uma linguagem comum.
De modo a existir um código de classificação unívoco, passível de ser utilizado em diferentes planos de classificação, garantindo a interoperabilidade semântica até ao 3º nível, a DGLAB coordena a atribuição dos códigos de 3º nível para planos de classificação harmonizados e conformes à MEF.
As entidades que se encontram em fase de conclusão dos seus planos de classificação devem solicitar à DGLAB a codificação dos novos processos. As regras para a atribuição dos códigos encontram-se definidas no documento “Orientações básicas para o desenvolvimento dos terceiros níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional”, disponível em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/2013_Orient-3- niveis_PC-MF.pdf
A DGLAB, no esforço de normalização prosseguido enquanto órgão de coordenação da política arquivística nacional, disponibiliza a lista consolidada dos 3ºs níveis representativos dos processos de negócio estabilizados.
Esta lista agrega os 3ºs níveis aferidos pela DGLAB, propostos por distintas entidades, definidos de acordo com as regras estabelecidas nas “Orientações básicas para o desenvolvimento dos terceiros níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional”.
O presente documento é composto por:
- lista estruturada de classes;
- um capítulo para cada classe MEF, contendo:
mapa conceptual da classe;
explanação do mapa apresentada pelo Grupo de trabalho das Autarquias Locais;
lista desenvolvida de cada classe, com título, descrição, nota de aplicação e nota de exclusão.
É uma lista construída de modo incremental, atualizada à medida que novas entidades finalizem os seus planos de classificação e proponham novos 3ºs níveis relativos a processos de negócio específicos ou transversais ainda não identificados.
A publicitação da Lista consolidada destina-se a apoiar o processo de construção de novos planos de classificação e a sistematizar a informação produzida, proporcionando a partilha de conhecimento sobre os processos desenvolvidos pela Administração.
O balanço das atividades de harmonização realizadas em 2013 e a apresentação da metodologia para a avaliação suprainstitucional, etapa subsequente dos trabalhos, encontra- se disponível em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/Sessao-trabalho-2014-02-06.pdf